2ヶ月間Excelを封印し、スプレッドシートを使い続けた結果、日々のストレスが少し減った話

想定読者:スプレッドシートの有用性に気づいていない隣の席の岸くん
読了予測:2分43秒

↑水戸にあるEXCELビル(マーケットピア水戸駅ビル投稿口コミ一覧より引用)

・エクセルは機能が多すぎて使いづらい
・途中でエクセルのデータが消えるのが怖い
・毎月アナリティクスのレポートを作るときに時間がかかってしょうがない


といったような悩みを持った方は、ぜひExcelでなくスプレッドシートを使ってみることをオススメします。

僕は、業務中2ヶ月間Excelを封印し、スプレッドシートを使い続け、どちらが使いやすいのか検証した結果、日々のストレスが20%くらい減りました。

ケースバイケースですが、今の業務ではスプレッドシートしか使っておらず、なるべくこれまで染み付いたExcelのショートカットを忘れようとしているくらいです。

最初はExcelと使い方が微妙に違うので慣れなかったのですが、今ではExcelの方がイライラするくらいです。

自分の体験談をベースに、読者の日々のストレスが軽減し、少しでも顧客のために考える時間が増えたらと思っています。

なぜスプレッドシートを極めようと思ったのか?

↑ウェブアナリストにスプレッドシートの使い方を学ぶ

これまではExcelをメインで使っており、顧客にスプレッドシートでやりとりさせてくれと依頼させれたときのみでした。

きっかけは、ウェブアナリストとして、どうやったら意味のないレポートを減らし、顧客の課題に向き合った、本当にほしいレポートを作れるのか考えていたときです。

Googleデータポータルというものがありまして、ここで見やすいレポートを作るための下ごしらえとしてスプレッドシートがでてくるのです。(次回は私がデータポータルで作っているレポートをご紹介します。)

普段使い慣れたExcelをわざわざ捨てるくらいなので、それなりの動機付けがないとできません…笑。

それ以外にも後付けであるのですが理由があります。

「エクセルの達人」はいるが「スプレッドシートの達人」は少ないから(?)

世の中にExcelの本、セミナー、講師はたくさんいると思うのですが、スプレッドシートの達人は少ないです。自分がスプレッドシートの使い方に詳しくなってしまえばTwitterのアカウントに「@スプレッドシートの達人」みたいな書き方ができ、先行者利益が確保できるのではないかと考えたからです。笑。
(先行者利益はそんなに甘くない…)

あえて新しいソフトを使うことで、スキルアップを図るため

普段使い慣れてるソフトを使わずにあえて知らないソフトを使うことで、発見や成長があるかなと。

今回のスプレッドシートを使ったのも新しい発見をするために試したって感じです。

日常の業務でどうやって試したかですが、Excelのデータをスプレッドシートに読み込んで作成し、提出するときは、Excel形式でアウトプットして提出するという方法でやりました。(互換性もほぼ完璧でストレスはなかったです)

「保存」から「共有」という概念へ

↑もうこのダウンロードボタン押したくない…

これが一番便利だと思いました。ExcelやWordでデータのやりとりをしていると、毎回、ダウンロードをして「名前をつけて保存」して、どっかのフォルダ(僕はデスクトップ)に保存するじゃないですか?

これが1日1回だったらストレスにならないのですが、私は毎日10回〜20回やるので、積もり積もってほんとストレスになるんですよね。しかも、更新した場合、ファイルの名前に「最新版」「追記」とかできちゃって「どれが最新なの?」ってなるんですよね。

スプレッドシートだとURLを送って「共有」するだけなので、ダウンロードするという行為がなくなるわけですよ。

これが提出期限ギリギリとかだと焦ってて、似た名前のファイルを更新・送信することもないので、精神的に楽です。

スプレッドシートが便利だと思ったエピソード

さっそく、仕事中のエピソードを交えて紹介していきたいと思います。

データが突然消えることがなくなった

ファミコンカセットの電池交換方法|セーブデータが消える原因は電池のせいだった!」より引用

僕の今の仕事では、記事の企画ネタを考える時にExcelを使用しています。1時間かけて記事の企画ネタを記載した時に、Excelのデータが消えたのですが、ショックすぎでやる気激減になりました。

スプレッドシートだと自動保存なので都度保存する必要がないわけです。昔、スーパーファミコンをやってて、突然データが消えるようなショックさがないわけですよ。

外出中とか緊急時に消えたらたまったもんじゃないので、つど「Ctrl + S」を押さなくていいので作業に集中しやすくなりました。

分担して作業するときに効果絶大!

僕の業務では、例えば10記事あったら、みんなで分担して1人2記事とかやるわけですよ。そん時にExcelだとバラバラデータをもらって、それを付け合わせするのすごく手間ですよね。

スプレッドシートだと1URL=1ファイルでできるので超楽でした。赤字で修正入れたものをわざわざ送付する手間もなくなりました。

あと、依頼した後に進捗を把握する時も楽です。笑。

僕が依頼して、今からやりますと言われたのですが、1時間後、全く更新がなされてなかったので、どうなってるのか聞きに行きました。(「怖いです…」と言われました。笑)

チェックする側からすれば、完成した後に出されてから見るよりも、2割ぐらいの段階でチェックした方がお互い修正する手間が減って楽ですよね。

グラフがシンプルで見やすい


↑プライベートで試しに作ったグラフ。シンプルで使いやすいんですよね

Excelに比べるとグラフがシンプルで使いやすいです。色合いもよく、スタイリッシュかつ、シンプルなんで、グラフを作ってて楽しんですよね。笑。

ちなみに僕はパワポを使っておらず「Googleスライド」をメインにしてます。スプレッドシートで作ったグラフをGoogleスライドに貼り付けることで、ワンクリックで全てグラフのデータを更新してくれるので超楽です。(こちらは別記事で紹介します)

不便なところもあります

一方で使ってい不便だと感じたところも上げておきたいと思います。

1万行を超えてくると遅くなる

Excelだと行数が1万超えていても普通にコピペが素早くできるのですが、スプレッドシートだと時間かかります。

僕が使っているパソコンが古いのかなんなのわからないのですが、スプレッドシートには有料版があるので、それで解決できるのかも?

そのほかの不便なところ

ほかに気づいた不便なところ上げていきます。

・フィルタのショートカットキーがない
→Excelだと「Ctrl + shift + L」でフィルタが出ますが、スプレッドシートにはショートカットキーがない…

・セルを挿入するショートカットキーがない
Excelだと「Ctrl + +(プラス)」でセルを挿入できるのですがないので不便…

・セルを選択した時に右下に合計が出ない時もある
例えば、100人、5人というセルがあって、2つを選択するとExcelは右下に合計105みたいに出してくれるのですが、スプレッドシートは「人」とかが入っていると設定を変えないといけません。

とまあ不便なところもあるのですが、そんなに気にならないです。

Googleのことですからそのうちアドオンなりアップデートで改善されていくと思います。

(僕の書いていることで、間違っていることあったら教えて欲しいです。笑)

おわりに

使ってくうちにスプレッドシートを考案した人って「Excelの不便なところを変えてやったわい!」っていう意志が伝わってきます。

Excelを長年使っているが直感的に好きになれない…という人は、スプレッドシートに浮気するのも一つの手かもしれません。

1日のExcelのストレスが積もりに積もって、1年間で見たら相当なストレスになると思うので、ちょっとした積み重ねで時短を図るのは大きいと思います。スプレッドシートに限らず、全ての仕事で実践したいと思います。

他にも、今回紹介しきれなかったのですが、スプレッドシート限定の便利な関数があり、この点は勉強中です。

次回はいよいよスプレッドシートとデータポータルを使って、自分の作りたいレポートを自動化させる「時短レポート術」をまとめたいと思います!

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